Politika varstva osebnih podatkov
Vsebina:
1. Uvodno
2. Podatki o upravljavcu
3. Osebni podatki
4. Podlage za obdelavo in nameni obdelave
5. Uporabniki osebnih podatkov, pogodbena obdelava in posredovanje podatkov v tretje države (države, ki niso članice Evropske unije ali Evropskega gospodarskega prostora)
6. Čas hrambe osebnih podatkov
7. Skrb za varnost osebnih podatkov
8. Pravice uporabnikov v zvezi z varstvom osebnih podatkov
9. Postopek uveljavljanja pravic
10. Pravica do vložitve pritožbe v zvezi z obdelovanjem osebnih podatkov
11. Veljavnost Politike
1. Uvodno
V podjetju Podjetniški center Slovenj Gradec d.o.o., Ozare 19, Slovenj Gradec (v nadaljevanju: “PCSG” ali “upravljavec”) se zavedamo odgovornosti ravnanja z osebnimi podatki svojih strank, potencialnih strank, obiskovalcev spletnih mest PCSG ter vseh posameznikov, ki nam ob stiku razkrijejo osebne podatke (v nadaljevanju: “uporabniki”), zato sprejemamo to Politiko varstva osebnih podatkov (v nadaljevanju: “Politika), s katero svoje uporabnike na pregleden, razumljiv in preprost način seznanjamo z nameni, pravno podlago obdelave njihovih osebnih podatkov in pravicami v zvezi z obdelavo, kot so jim te zagotovljene z Zakonom o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Ur. l. RS, št. 94/2007) in Uredbo (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: “Splošna uredba o varstvu podatkov”).
Izrazi, kot so »upravljavec«, »obdelava«, »omejitev obdelave«, »obdelovalec«, »tretja oseba« in »podjetje«, uporabljeni v tej Politiki, imajo pomen, kot ga določa Splošna uredba o varstvu osebnih podatkov.
Politika skladno s Splošno uredbo o varstvu osebnih podatkov ureja naslednja področja:
· kontaktne informacije upravljavca in kontakt pooblaščene osebe za varstvo podatkov,
· namene in pravne podlage za obdelavo različnih vrst osebnih podatkov uporabnikov, vključno s profiliranjem osebnih podatkov uporabnikov,
· uporabnike osebnih podatkov, pogodbeno obdelavo in posredovanje podatkov v tretje države,
· čas hrambe posameznih vrst osebnih podatkov,
· skrb za varnost osebnih podatkov,
· pravice uporabnikov v zvezi z obdelavo osebnih podatkov,
· postopek uveljavljanja uporabnikovih pravic v zvezi z obdelavo osebnih podatkov,
· pravico do vložitve pritožbe v zvezi z obdelavo osebnih podatkov.
2. Podatki o upravljavcu
Upravljavec osebnih podatkov uporabnikov je podjetje Podjetniški center Slovenj Gradec d.o.o., Ozare 19, Slovenj Gradec.
3. Osebni podatki
Osebni podatek je informacija, ki vas identificira kot določenega ali določljivega posameznika. Uporabnik je določljiv takrat, ko ga je mogoče neposredno ali posredno določiti, zlasti z navedbo identifikatorja, kot je ime, identifikacijska številka, podatki o lokaciji, spletni identifikator, ali z navedbo enega ali več dejavnikov, ki so značilni za uporabnikovo fizično, fiziološko, genetsko, duševno, gospodarsko, kulturno ali družbeno identiteto.
Upravljavec skladno z nameni, opredeljenimi v nadaljevanju Politike, zbira naslednje osebne podatke:
· osnovne podatke o uporabniku (ime in priimek, naziv, delovno mesto in drugi podatki o delodajalcu),
· kontaktne podatke in podatke o uporabnikovi komunikaciji z upravljavcem (e-poštni naslov (email), telefonska številka, datum, ura in vsebina poštne ali email komunikacije, datum, ura in trajanje telefonskih klicev),
· podatke o udeležbi na dogodkih, ki jih organizira PCSG (podatek o dogodku, ki ste se ga udeležili, kraj in datum dogodka),
· druge podatke, ki jih uporabnik prostovoljno poda upravljavcu.
Upravljavec ne zbira in ne obdeluje uporabnikovih osebnih podatkov, razen kadar mu ta to omogoči oz. v to privoli, tj. ob naročilu izdelkov ali storitev, ko se naroči na prejemanje e-novic, sodeluje v nagradni igri itd., kadar za zbiranje osebnih podatkov obstaja zakonska podlaga, je obdelava potrebna za izvrševanje pogodbenih obveznosti ali kadar je obdelava potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec (v nadaljevanju: “zakonit interes”).
4. Podlage za obdelavo in nameni obdelave
PCSG bo obdeloval vaše osebne podatke za enega izmed v nadaljevanju navedenih namenov na podlagi naslednjih pravnih podlag:
· vaše soglasje oziroma privolitev,
· izpolnitev zakonskih obveznosti upravljavca,
· izpolnjevanje pogodbene obveznosti.
Vaše osebne podatke bo PCSG obdeloval zgolj za namene, za katere jih je pridobil in jih ne bo obdeloval za namene, ki niso združljivi z nameni, za katere so bili zbrani. PCSG od uporabnika zbira zgolj tiste osebne podatke, ki so nujno potrebni za dosego posameznega namena.
Obdelava na podlagi soglasja oziroma privolitve
PCSG bo na podlagi vašega pisnega soglasja obdeloval vaše osebne podatke za naslednje namene:
· za pošiljanje e-poštnih sporočil (emailov) z namenom informiranja, obveščanja o izobraževanjih, novostih, storitvah kot tudi dogodkih pri upravljavcu ali pri tretjih osebah,
· za kontaktiranje po telefonu z namenom predstavitev aktivnosti, ki jih izvaja upravljavec ali tretja oseba,
· za spremljanje branja poslanih e-poštnih sporočil, in sicer katero e-poštno sporočilo ste odprli oziroma niste odprli, katere povezave ste odprli oziroma kliknili (katere vsebine ste brali oziroma si jih ogledovali), koliko časa ste jih brali ali si ogledovali posamezno vsebino,
· za vse druge namene, za katere se specifično strinjate pri sodelovanju z upravljavcem.
V vseh primerih, ko podate privolitev za obdelavo vaših osebnih podatkov, lahko to privolitev kadarkoli prekličete prek e-naslova [email protected].
Obdelava je potrebna za izpolnitev zakonskih obveznosti PCSG
Vaše osebne podatke obdelujemo tudi takrat, ko to od nas zahteva zakon. Primer namena take obdelave je obdelava vaših osebnih podatkov za potrebe izvajanja registracijskih postopkov ter sodnih ali upravnih postopkov.
Obdelava za izpolnitev pogodbenih obveznosti
V določenih primerih je obdelava osebnih podatkov nujno potrebna za izpolnitev upravljavčevih pogodbenih obveznosti. V primeru, da mu uporabnik potrebnih podatkov ne zagotovi, upravljavec z uporabnikom ne more skleniti pogodbe oziroma izvesti storitev.
Upravljavec bo obdeloval vaše osebne podatke za izpolnitev pogodbenih obveznosti za naslednje namene:
· pogodbeno ureditev poslovnega sodelovanja,
· izvajanje aktivnosti, določene s pogodbo o sodelovanju (svetovanje, priprava dokumentov, izvajanje izobraževalnih, svetovalnih in drugih storitev),
· komunikacija z izvajalci in drugimi kontaktnimi osebami stranke za namen izvajanja aktivnosti, določene s pogodbo o sodelovanju,
· prijava uporabnika na dogodek, ki ga organizira PCSG.
5. Uporabniki osebnih podatkov, pogodbena obdelava in posredovanje podatkov v tretje države (države, ki niso članice Evropske unije ali Evropskega gospodarskega prostora)
Do vaših osebnih podatkov smejo dostopati zgolj zaposleni v podjetju PCSG in obdelovalci osebnih podatkov, ki so za to neposredno pooblaščeni.
PCSG vaših osebnih podatkov ne bo nikoli posredoval nepooblaščenim tretjim osebam.
Z uporabo PCSG spletnih mest in drugih storitev soglašate, da lahko PCSG posamezna opravila v zvezi z vašimi osebnimi podatki zaupa spodaj naštetim obdelovalcem. Navedeni obdelovalci lahko vaše osebne podatke obdelujejo izključno v imenu in v skladu s pisnimi navodili PCSG, v mejah pooblastila, kot izhaja iz pogodbe med PCSG in obdelovalcem, in skladno z nameni, ki so opredeljeni v Politiki.
Obdelovalci vaših osebnih podatkov ne smejo v nobenem primeru uporabiti za zasledovanje kakršnihkoli lastnih interesov.
PCSG zaenkrat ne sodeluje z nobenim obdelovalcem.
6. Čas hrambe osebnih podatkov
Upravljavec osebnih podatkov ne obdeluje dlje, kot je treba za doseganje namenov, za katere so bili osebni podatki zbrani in nadalje obdelovani.
Osebne podatke, ki jih PCSG obdeluje zaradi izvedbe pogodbe, hrani PCSG za obdobje, ki je potrebno za izvršitev pogodbe in še 5 let po njenem prenehanju, razen v primerih, ko pride med vami in upravljavcem do spora v zvezi s pogodbo. V takem primeru hrani PCSG podatke še 5 let po pravnomočnosti sodne ali arbitražne odločbe ali poravnave ali, če sodnega spora ni bilo, 5 let od dneva mirne rešitve spora.
Osebne podatke, ki jih PCSG obdeluje na podlagi zakona, hrani PCSG za obdobje, ki ga predpisuje zakon.
Osebne podatke, ki jih upravljavec obdeluje na podlagi vaše osebne privolitve ali zakonitega interesa, hrani PCSG trajno, do preklica vaše privolitve oz. zahteve po prekinitvi obdelave. PCSG take podatke izbriše pred preklicem le v primeru, da je namen obdelave osebnih podatkov že dosežen ali če tako določa zakon.
Po preteku obdobja hrambe bo PCSG vaše osebne podatke učinkovito in trajno zbrisal ali anonimiziral, tako da jih ne bo več mogoče povezati z vami.
7. Skrb za varnost osebnih podatkov
PCSG je zavezan k zaščiti vaših osebnih podatkov. Nepooblaščen dostop do njih, njihovo uporabo in razkritje preprečuje z naslednjimi ukrepi:
· podatke varujejo prostori, oprema in sistemska programska oprema,
· podatke varuje aplikativna programska oprema, s katero se obdelujejo osebni podatki,
· PCSG preprečuje nepooblaščen dostop do osebnih podatkov pri njihovem prenosu, vključno s prenosom po telekomunikacijskih sredstvih in omrežjih,
· PCSG zagotavlja učinkovit način blokiranja, uničenja, izbrisa ali anonimiziranja osebnih podatkov, ko preneha namen, za katerega so bili zbrani.
Nepooblaščen dostop do osebnih podatkov, njihovo uporabo in razkritje PCSG preprečuje z naslednjimi varnostnimi tehnologijami ter postopki:
· zaklepanjem prostorov, omar, računalnikov,
· preprečitvijo vpogleda v osebne podatke vzdrževalcem prostorov, strankam in drugim obiskovalcem prostorov pogodbenega obdelovalca,
· preprečitvijo uporabe gesel osebam, ki jim geslo ni bilo neposredno dodeljeno oziroma za drug namen, kot je določeno,
· omejitvijo iznosov podatkov s strani zaposlenih,
· kontroliranjem kopij in iznosov podatkov,
· odvzemom podatkov osebam, ki jim preneha pogodba pri pogodbenem obdelovalcu.
8. Pravice uporabnikov v zvezi z varstvom osebnih podatkov
V skladu s Splošno uredbo o varstvu osebnih podatkov vam PCSG zagotavlja naslednje pravice v zvezi z varstvom osebnih podatkov:
Pravica dostopa do podatkov
Od PCSG imate pravico dobiti potrditev, ali PCSG obdeluje vaše osebne podatke, in kadar je temu tako, imate pravico dobiti dostop do vaših osebnih podatkov in naslednjih informacij v zvezi z obdelavo osebnih podatkov:
· nameni obdelave,
· vrste osebnih podatkov,
· uporabniki ali kategorije uporabnika, ki so jim bili ali jim bodo razkriti vaši osebni podatki, zlasti uporabnike v tretjih državah ali mednarodnih organizacijah,
· kadar je mogoče, predvideno obdobje hrambe osebnih podatkov ali, če to ni mogoče, merila, ki se uporabijo za določitev tega obdobja,
· obstoj pravice, da se od upravljavca zahteva popravek ali izbris osebnih podatkov ali omejitev obdelave osebnih podatkov v zvezi z uporabnikom, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali obstoj pravice do ugovora taki obdelavi,
· pravica do vložitve pritožbe pri nadzornem organu,
· kadar osebni podatki niso zbrani od uporabnika, vse razpoložljive informacije v zvezi z njihovim virom,
· obstoj avtomatiziranega sprejemanja odločitev, vključno z oblikovanjem profilov, ter smiselne informacije o razlogih zanj, kot tudi pomen in predvidene posledice take obdelave za uporabnika.
Na podlagi vaše zahteve vam bo PCSG zagotovil eno brezplačno kopijo vaših osebnih podatkov, ki se obdelujejo. Za dodatne kopije podatkov, ki bi jih zahtevali, vam bo PCSG zaračunal razumno pristojbino ob upoštevanju administrativnih stroškov.
Pravica do popravka
Od PCSGa imate pravico zahtevati, da ta brez nepotrebnega odlašanja popravi netočne osebne podatke v zvezi z vami. Ob upoštevanju namenov obdelave imate pravico do dopolnitve nepopolnih osebnih podatkov, vključno s predložitvijo dopolnilne izjave.
Pravica do izbrisa (»pravica do pozabe«)
Od PCSG imate pravico zahtevati, da brez nepotrebnega odlašanja izbriše osebne podatke v zvezi z vami, PCSG pa mora vaše osebne podatke brez nepotrebnega odlašanja izbrisati v naslednjih primerih:
· kadar osebni podatki niso več̌ potrebni za namene, za katere so bili zbrani ali kako drugače obdelani,
· kadar prekličete privolitev, ki je podlaga za obdelavo vaših osebnih podatkov, pa za obdelavo ne obstaja nobena druga pravna podlaga,
· kadar ugovarjate obdelavi na podlagi zakonitega interesa upravljavca, pa za njihovo obdelavo ne obstajajo nobeni prevladujoči zakoniti razlogi,
· kadar ugovarjate obdelavi za potrebe neposrednega trženja,
· kadar je osebne podatke treba izbrisati za izpolnitev pravne obveznosti v skladu s pravom EU ali slovenskim pravnim redom.
Kadar PCSG v skladu s Politiko objavi vaše osebne podatke, sprejme PCSG razumne ukrepe, vključno s tehničnimi, da upravljavce, ki obdelujejo vaše osebne podatke, obvesti, da uporabnik, na katerega se nanašajo osebni podatki, od njih zahteva, naj izbrišejo morebitne povezave do teh osebnih podatkov ali njihove kopije.
Pravica do omejitve obdelave
Pravico imate zahtevati, da PCSG omeji obdelavo vaših osebnih podatkov, kadar velja en od naslednjih primerov:
· kadar oporekate točnosti podatkov, in sicer za obdobje, ki upravljavcu omogoča preveriti točnost vaših osebnih podatkov,
· kadar je obdelava nezakonita in nasprotujete izbrisu osebnih podatkov ter namesto tega zahtevate omejitev njihove uporabe,
· kadar PCSG osebnih podatkov ne potrebuje več̌ za namene obdelave, temveč̌ jih vi potrebujete za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov,
· kadar ste vložili ugovor v zvezi z obdelavo, dokler se ne preveri, ali zakoniti razlogi upravljavca prevladajo nad vašimi razlogi.
Pravica do prenosljivosti podatkov
Pravico imate, da prejmete osebne podatke v zvezi z vami, ki jih je posedoval PCSG, v strukturirani, splošno uporabljani in strojno berljivi obliki, in pravico, da te podatke posredujete drugemu upravljavcu, ne da bi vas PCSG, ki so mu bili osebni podatki zagotovljeni, pri tem oviral, kadar:
· obdelava temelji na vaši privolitvi ali pogodbi in
· se obdelava izvaja z avtomatiziranimi sredstvi.
Pravica do ugovora
Na podlagi razlogov, povezanih z vašim posebnim položajem, imate pravico, da kadarkoli ugovarjate obdelavi osebnih podatkov, če ta temelji na zakonitih interesih, za katere si prizadeva PCSG ali tretja oseba. PCSG bo prenehal obdelovati osebne podatke, razen če dokaže nujne razloge za obdelavo, ki prevladajo nad vašimi interesi, pravicami in svoboščinami ali za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov. Kadar se osebni podatki obdelujejo za namene neposrednega trženja, imate pravico, da kadarkoli ugovarjate obdelavi vaših osebnih podatkov za namene takega trženja, vključno s profiliranjem, če je povezano s takim neposrednim trženjem. Če neposredno trženje temelji na privolitvi, se pravica do ugovora lahko izvede s preklicem dane osebne privolitve.
9. Postopek uveljavljanja pravic
Vsa zgoraj navedena uveljavljanja pravic v zvezi z vašimi osebnimi podatki, lahko zahtevate v pisni obliki na upravljavca, in sicer na e-naslov [email protected] ali po pošti na naslov Podjetniški center Slovenj Gradec d.o.o., Ozare 19, 2380 Slovenj Gradec.
Če boste zahtevo v skladu z zgornjim odstavkom predložili z elektronskimi sredstvi, se vam bodo informacije, v kolikor bo to mogoče, zagotovile z elektronskimi sredstvi, razen v primeru, da boste zahtevali drugače.
Upravljalec lahko za potrebe zanesljive identifikacije v primeru uveljavljanja vaših pravic v zvezi z osebnimi podatki od vas zahteva dodatne podatke, ki so potrebni za potrditev vaše identitete, ukrepanje pa v skladu s tem poglavjem lahko zavrne le v primeru, da dokaže, da vas ne more zanesljivo identificirati.
Upravljalec bo na zahtevo, s katero uveljavljate svoje pravice v zvezi s svojimi osebnimi podatki, odgovoril brez nepotrebnega odlašanja in najpozneje v enem mesecu od prejema zahteve. PCSG lahko rok za uresničevanje pravic podaljša za največ̌ dva dodatna meseca ob upoštevanju kompleksnosti in števila zahtev. Če PCSG podaljša rok, vas bo o vsakem takem podaljšanju obvestil v enem mesecu od prejema zahtevka skupaj z razlogi za zamudo.
Če so vaše zahteve v skladu s tem poglavjem očitno neutemeljene ali pretirane, zlasti če se ponavljajo, lahko PCSG:
· zaračuna razumno pristojbino, pri čemer upošteva administrativne stroške posredovanja informacij ali sporočila ali izvajanja zahtevanega ukrepa,
· zavrne ukrepanje v zvezi z zahtevo.
10. Pravica do vložitve pritožbe v zvezi z obdelovanjem osebnih podatkov
Morebitno pritožbo v zvezi z obdelovanjem vaših osebnih podatkov lahko pošljete na elektronski naslov [email protected] ali po pošti na naslov Podjetniški center Slovenj Gradec d.o.o., Ozare 19, 2380 Slovenj Gradec.
Pravico imate, da vložite pritožbo tudi neposredno pri informacijskem pooblaščencu, če menite, da obdelava osebnih podatkov v zvezi z vami krši slovenske predpise ali predpise EU na področju varstva osebnih podatkov.
11. Veljavnost Politike
Velja od 25. 5. 2018 dalje in se lahko kadarkoli spremeni ali dopolni.